Kokeportti.fi
Laatimispäivä: 24.2.2026
1. Rekisterin nimi
Kokeportti-palvelun toimeksiantorekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Niemikotisäätiö
Pasilankatu 2
00240 Helsinki
Puhelin: +358 9 5978 155
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Niemikotisäätiön tietosuojavastaava
tietosuoja@niemikoti.fi
Puhelin: 050 314 0181
3. Henkilötietojen käsittely palvelussa
Kokeportti on Niemikotisäätiön tarjoama digitaalinen palvelu, jonka tarkoituksena on välittää kokemusasiantuntijapalveluja toimeksiantajille ja tukea toimeksiantojen koordinointia. Palvelussa toimeksiantajat voivat etsiä kokemusasiantuntijoita ja jättää yhteydenottopyyntöjä.
Kokemusasiantuntijoiden tiedot
Kokeportti-palvelussa näytettävät kokemusasiantuntijoiden profiilitiedot tallennetaan ja ylläpidetään Niilo.me-palvelussa, jonka erillinen toiminnallinen osa Kokeportti on.
Niilo.me toimii kokemusasiantuntijatietojen rekisterinpitäjänä.
Kokeportti ei tallenna eikä ylläpidä näitä tietoja omassa rekisterissään, vaan näyttää Niilo.me-palvelusta haettavia tietoja teknisen rajapinnan kautta.
Kokemusasiantuntijoiden henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot löytyvät Niilo.me-palvelun tietosuojaselosteesta.
Kokeportin oma rekisteri
Kokeportti toimii rekisterinpitäjänä seuraaville tiedoille:
- toimeksiantajien yhteystiedot
- yhteydenottolomakkeiden tiedot
- käyttäjätilien tiedot (toimeksiantajat)
- palvelun käyttöön liittyvät tekniset tiedot
Näitä tietoja käsitellään tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.
Lomakkeiden kautta kerättävät tiedot
- yhteystiedot
- yhteydenottopyynnön sisältö
- koken tehtävän kuvaus
- muut käyttäjän itse antamat tiedot
Yhteydenottoon vastaaminen edellyttää yhteystietojen antamista. Ilman näitä tietoja palvelua ei voida käyttää.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
- Palvelua käyttävä itse
- Palvelun käytöstä syntyvät tekniset lokitiedot
5. Mihin tarkoitukseen tietoja käytetään?
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- kokemusasiantuntijatoiminnan koordinointi
- sopivan kokemusasiantuntijan etsiminen toimeksiantoon
- käyttäjätunnusten hallinta
- yhteydenpito
- toimeksiantojen toteuttaminen
- palvelun turvallisuuden ja toimivuuden varmistaminen
- toiminnan kehittäminen
6. Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu:
- Sopimukseen (EU:n tietosuoja-asetus 6 artikla 1 b alakohta), kun käsittely on tarpeen käyttäjätilin luomiseksi ja toimeksiantojen koordinoimiseksi.
- Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (6 artikla 1 f alakohta), kun käsittely on tarpeen palvelun turvallisuuden, teknisen toimivuuden ja kehittämisen varmistamiseksi.
7. Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman lainmukaista perustetta.
Tietoja voidaan käsitellä:
- kokemuskoordinaattorin ja ohjaajan toimesta toimeksiannon koordinoimiseksi
- teknisten palveluntarjoajien toimesta (esim. palvelin- ja ylläpitopalvelut), jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
8. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen. Käyttämättömät tilit tietoineen poistetaan säännöllisesti 6 kuukauden välein.
Toimeksiantotiedot: säilytetään enintään kolme (3) vuotta toimeksiannon päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
Lokitiedot ja varmuuskopiot poistuvat teknisen kierron mukana 7 vuorokaudessa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi, pyynnöt voi lähettää kohdassa 2 mainittuun yhteystietoon.
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada pääsy omiin tietoihinsa
- pyytää virheellisten tietojen oikaisua tai tietojen poistamista
- rajoittaa käsittelyä
- vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelin: 029 566 6700
Lisätietoja: www.tietosuoja.fi
10. Tietojen suojaaminen
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus. Palvelu on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, käyttöä valvotaan lokitietojen avulla. Yhteydet ovat salattuja. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty sopimukset tietosuojan varmistamiseksi.
11. Evästeet
Välttämättömät evästeet
Näitä käytetään kirjautumisen hallintaan ja palvelun teknisen toiminnan varmistamiseen. Ilman niitä palvelu ei toimi.
Analytiikkaevästeet
Analytiikkaevästeitä käytetään palvelun kehittämiseen. Niitä käytetään vain käyttäjän suostumuksella.
Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia evästebannerin kautta sekä selaimensa asetuksissa.